La gestion de projet est, depuis toujours, au cœur des préoccupations des entreprises, quelle que soit leur taille. Les chefs de projet sont constamment à la recherche d’outils pouvant leur faciliter la tâche, qu’il s’agisse d’optimisation de temps ou de ressources. Longtemps, les tableurs Excel ont été la pierre angulaire de la gestion de projet, utilisés pour tout (et parfois n’importe quoi), de la planification à la budgétisation. Cependant, à mesure que les projets se complexifient et que les équipes deviennent plus géographiquement dispersées, les plateformes collaboratives nouvelle génération se présentent comme une révolution nécessaire.
Les limites des logiciels de type tableur pour la gestion de projet moderne
Les tableurs type Excel, malgré leur universalité et leur flexibilité apparente, présentent de grosses lacunes lorsqu’il s’agit de répondre à des besoins complexes.
Premièrement, la collaboration en temps réel est laborieuse, voire impossible. Les membres de l’équipe se retrouvent à travailler sur des versions différentes d’un même document, ce qui mène à des incohérences, des fichiers en doublon (le fameux « Copie de… » ça vous parle ?) et parfois à la perte de données.
Deuxièmement, les tableurs sont intrinsèquement limités en termes de visualisation des données. Et aujourd’hui, face aux nombreux outils de dataviz hyper intuitifs, c’est un vrai problème. La représentation graphique des progressions de projet, des dépendances entre tâches, ou même des ressources disponibles, proposée par Excel apparait de plus en plus comme « rudimentaire », si puissant soit l’outil.
Enfin, la gestion des droits d’accès et la sécurisation des données posent un autre problème significatif, avec des documents facilement partageables hors de l’entreprise, qui augmentent les risques de fuites d’informations sensibles…
Les contraintes posées par les tableurs dans la gestion de projet
Vous l’aurez compris, le recours aux tableurs dans la gestion de projet n’est pas sans conséquence. La première difficulté réside dans la gestion du changement.
Avec des projets qui évoluent rapidement, la mise à jour des données dans un tableur devient une tâche relativement fastidieuse et potentiellement source d’erreurs. Ceci vaut d’ailleurs, au passage, pour n’importe quel service utilisant les tableurs… On pense notamment à nos chers DAF qui migrent progressivement vers des outils d’analyse financiers plus performant.
La collaboration, comme évoqué plus haut, est une autre contrainte majeure. A l’heure du télétravail, alors que la communication en temps réel est primordiale, les tableurs se révèlent souvent dépassés. Ils ne permettent pas une interaction fluide entre les membres de l’équipe, et peuvent entrainer des retards et des malentendus.
Enfin, la question de l’évolutivité se pose clairement. Les tableurs Excel ne sont pas conçus pour gérer (efficacement) de grandes quantités de données ou pour s’adapter à des projets de grande envergure… comment pourraient-ils alors accompagner la croissance d’une entreprise ?
Les avantages des plateformes collaboratives nouvelle génération
A l’inverse des logiciels de tableur, les plateformes collaboratives nouvelle génération, comme celle de Humanperf Software par exemple, sont conçues pour répondre spécifiquement aux défis de la gestion de projet moderne.
Vous l’aurez deviné, les inconvénients des tableurs font directement face aux avantages des plateformes collaboratives SaaS. Ils permettent une collaboration en temps réel entre les membres de l’équipe, assurant que tous travaillent sur la version la plus récente d’un projet. Elles offrent des options avancées et intuitives de visualisation des données. Et les fonctionnalités de gestion des tâches, de partage de documents, et de communication intégrée sont toutes pensées pour permettre aux équipes d’interagir et de progresser vers leurs objectifs communs.
Comment les plateformes collaboratives améliorent la gestion des données de projet
L’un des principaux avantages des plateformes collaboratives réside dans leur capacité à améliorer significativement la gestion des données de projet.
La plupart de ces outils permettent de centraliser toutes les informations relatives au projet, rendant les données facilement accessibles à tous les membres de l’équipe, encore une fois, indépendamment de leur localisation géographique.
On élimine ainsi le risque de travailler sur des versions obsolètes et on assure une uniformité des informations.
De plus, la sécurité des données est renforcée grâce à des protocoles d’accès stricts et à des systèmes de sauvegarde automatisés directement gérés par l’éditeur !
Conseils pour la transition vers une plateforme collaborative
Vous êtes en pleine réflexion sur le sujet ? Vous êtes quand même attaché à vos bons vieux tableurs Excel sur lesquels vous avez passé tant de temps ? Oui, la transition d’un système de gestion de projet « old school » vers une plateforme collaborative va vous sembler intimidante de prime abord, mais voici quelques conseils clés qui devraient faciliter ce processus :
- Définissez clairement les besoins spécifiques de l’entreprise et de l’équipe de projet. Cela permettra de choisir la plateforme la plus adaptée parmi la multitude d’options disponibles.
- Prenez le temps de former et d’accompagner les équipes. C’est une étape nécessaire pour assurer une adoption réussie et pérenne de l’outil.
- Procédez à une transition progressive, en commençant par migrer des projets pilotes avant de généraliser l’utilisation de la plateforme à tous les projets de l’entreprise.
Même si les tableurs Excel connaissent un surprenant regain de « coolitude » auprès de la communauté e-sport, ils ne peuvent plus répondre aux contraintes de la gestion de projet moderne. L’adoption de plateformes collaboratives nouvelle génération par les chefs de projet n’est pas une tendance passagère, mais une évolution nécessaire. Ces outils offrent des solutions concrètes aux limitations des logiciels de tableur, facilitant la collaboration, améliorant la gestion des données et la prise de décision.
